+7 (499) 653-60-72 Доб. 574Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как хранить личные дела сотрудников в организации

Как хранить личные дела сотрудников в организации

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Она обязательна для ведения всеми работодателями см. Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Их нельзя хранить в одном деле! - Елена А. Пономарева

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Хранение личных дел

Личное дело сотрудника — это пакет документов, содержащий личные сведения о работнике, а также информацию, касающуюся его деятельности в данной организации. В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника.

Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т После того, как в году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры. Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника.

Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель. Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально—нормативных документах организации. Например, в инструкции по делопроизводству. Инструкция по ведению личных дел сотрудников ЛД должна регламентировать следующие вопросы:.

Если инструкция по делопроизводству отсутствует, то порядок ведения личных дел можно просто утвердить отдельным приказом по организации. Если на предприятии есть отдел кадров или кадровик, то именно ему вменяется в обязанности заниматься формированием личного дела работников.

Личное дело продолжает формироваться на протяжении всего периода работы человека в данной организации. Поскольку личное дело является одним из документов кадрового делопроизводства, то при его оформлении необходимо придерживаться следующих правил:. Как правило, все документы в личном деле подшиваются в скоросшиватель либо хранятся в папке на завязках, при этом они должны располагаться в последовательности, установленной инструкцией. Как уже было сказано выше, личная карточка, это документ, который следует обязательно оформлять на каждого работника.

Унифицированный бланк Т-2 заполняется при приеме сотрудника на работу и содержит все необходимые сведения:. То есть личная карточка содержит практически все сведения, которые могут пригодиться в ходе работы кадровику или бухгалтерии. Поэтому многие работодатели ограничиваются ведением этой формы, в которую просто вкладывают копии документов.

Не указывая при этом во внутренних документах, что на предприятии необходимо формировать личные дела и не регламентируя порядок их ведения. Это не будет нарушением, поскольку при проверке обращают внимание лишь на наличие правильно оформленной карточки Т Личное дело хранится у того ответственного работника, который его формирует и дополняет. Как правило, этим занимается кадровик.

Если ведение личного дела регламентировано локальными документами, то нелишним будет указать в них список должностных лиц, которые могут иметь доступ к документам ЛД. Потому что в силу конфиденциальности содержащихся в нем документов, к личному делу не может быть свободного доступа. Именно поэтому они должны храниться либо в сейфе, либо в другом недоступном месте. Видео — личная карточка работника Т-2 — картон или бумага:. После того, как работник уволен в его личное дело вносятся сведения о причинах прекращения трудовых отношений заявление и копия приказа , а само дело подлежит отправке на хранение в архив организации.

Для личного дела не установлены конкретные сроки хранения, но обычно его отправляют на хранение сроком на 75 лет. Сделать выводы о таком сроке хранения можно исходя из следующих положений:. Перед тем как отправить личное дело в архив на хранение, его необходимо оформить надлежащим образом:. Личное дело работника может вестись на предприятии по усмотрению работодателя. Обязательным является только ведение личной карточки формы Т-2 на каждого принятого работника.

Личную карточку очень часто включают в состав личного дела работника. В каких случаях пишется объяснительная по факту выявленных нарушений и как она передается руководству организации.

Видео — если не в личном деле, то где хранить документы по работнику:. Что вы, нет и нет, лучше с инспекторами не спорить, а абсолютно во всём соглашаться, кивая головой. Не нравится им размер личного дела, отвечайте, исправимся, всё сделаем как нужно, пара секунд и всё в порядке. И покайтесь, виноваты, потеряли бдительность, недосмотрели, больше никогда этого не повторится, заверяем вас, лишние бумаги сейчас же уберём, а недостающие, если обнаружились, немедленно добавим.

Что вы такое говорите, как нет закона, за который смогут ответственного наказать? Был бы живой человек, как говорится в известной присказке товарища Сталина. А инспектор по труду перефразирует, был бы сотрудник отдела кадров или канцелярии, а штрафное дело или статья найдётся.

К примеру, его могут привлечь к административному штрафу за ту же халатность при выполнении своих трудовых функций. Интересное предложение с которым нельзя не согласиться. Сделали замечание, тут же с наглыми глазами, взяли и порвали на глазах у проверяющих.

Не волнуйтесь и не сейте панику. Предлагаю во время проверки ничуть не смущаясь взять и вытащить всё лишнее из папки с личным делом. Это с какого перепуга мне штраф. Если я, работая в фирме, к примеру кадровик или инспектором отдела кадров, положила в пакет с личным делом сотрудника его похвальные листы, грамоты и награды?

Допустим, я ошиблась и случайно это сделала. А меня за это оштрафуют сразу, за мою случайную оплошность? Не существует таких законов, вы пугаете тут всех. Всегда имеет смысл перестраховаться и добавить в этот пакет с личным делом что-то ненужное, чем что-то важное забыть и нажить себе неприятности. Это же сколько времени бедным проверяющим инспекторам читать придётся ваш талмуд, когда внезапно решат провести доскональную, а не выборочную, проверку всех личных дел работающих сотрудников в вашей компании.

Так и представляю себе их возмущение при этом. Отрицательный конечный результат по итогам проверки вам обеспеченно гарантирован. Может быть ещё и штраф солидный выпишут. Ну и насмешили вы меня. Да давайте ещё по несколько томов сделаем на каждого работника. Вот весело-то станет. Лично моё мнение, чтобы избежать всяческих проблем в будущем, нужно раздувать пакет личного дела работника на столько, сколько пожелаете. Есть на это время, вот вам флаг в руки. Считаю, хуже ни сколько не станет.

Однако наоборот, когда личное дело сотрудника будет тонким, возникнут вопросы и подозрения у проверяющих. Наказать вас ни кто не посмеет. Валите всё на нерадивых помощников, напихавших в папку с личным делом всё подряд. Любопытно, чем личное дело работника отличается от досье на него.

Вот у нас на крупной фирме работал заместитель генерального директора по внутренней безопасности Пётр Игнатьевич пенсионер ещё старой закалки , так он на каждого сотрудника завёл досье. А для этого позаимствовал личные дела из отдела кадров. Ну и какая разница между этими документами, досье и личным делом? Мы так и не смогли понять. Личное дело сотрудника — это пакет документов. Возникает вопрос, если в этом пакете будут храниться лишние сведения о сотруднике хорошо это или плохо? Допустим, он за время работы несколько раз принял участие в игре по футболу в заводской команде и завоевал кубок в чемпионате в своей лиге.

Слышала, что кадровик должна ежегодно знакомить сотрудников с его личным делом. Подошла к нашей, так она сказала, что я всё придумала и только работу дополнительную ей хочу найти. Не знаю как правильно нумеровать шкафы для хранения личной документации. Кто-то говорит, нужно по алфавиту, другие утверждают, что исключительно цифрами, начиная с единицы.

Проработала на государственном предприятии пять лет. А после увольнения со скандалом, устроилась на подобное. Слышала, есть такой закон, что все личные дела с прежнего места работы направляют на новое. А у меня раньше было несколько выговоров.

Значит новое начальство узнает о них? Если бы все и везде соблюдали требования по правильному хранению документов. Вот буквально вчера по всем СМИ прошла информация, что при расформировании в Москве отделения ФМС, в двухэтажном заброшенном здании, где раньше находилось данное ведомство, обнаружили горы брошенных копий паспортов, заявлений, личных дел граждан и прочие документы.

Мальчишки, лица без определённого местожительства, алкоголики без труда проникают в неохраняемое здание и обитают в нём. Наша Карина Марковна не успевает за день всю сделать сделать и берёт её на дом. Работает она начальником отдела кадров, а домой носит папки с личными делами сотрудников. Мы каждые восемь-десять лет сдаём все архивные дела нашего предприятия в городской государственный архив.

А существует ли какая-нибудь нормативная документация, через сколько лет нужно освобождать архив на предприятии и передавать его в город? Как-то, работая инспектором в отделе кадров, зашёл в производственный архив нашего предприятия за нужной бумагой.

С любопытством открыл папку за й год. А в ней лежали приказы, распоряжения и другие документы. Все они написаны карандашом, тогда с печатной машинкой были проблемы. Интересно читать приказы по предприятию об увольнении и принятию на работу сотрудников, написанные карандашом синего цвета, а подпись директора красным. Много лет тружусь в отделе кадров. Казалось бы, знаю свою работу от а до я.

Но, с приходом нового руководителя становится всё больше и больше дополнительных обязанностей.

Как происходит хранение личных дел сотрудников. Образцы документов

К хранению выделяются только личные дела уволенных работников. Само по себе личное дело — это переходящее дело. Оно заводится в день поступления человека на работу и заканчивается только в день увольнения.

Но из-за того, что порядок их ведения никак не регламентирован, нередко возникают трудности. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде.

Личное дело сотрудника — это пакет документов, содержащий личные сведения о работнике, а также информацию, касающуюся его деятельности в данной организации. В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т

Формирование и хранение личных дел сотрудников организации

Хранение личных дел сотрудников организации производится в соответствии с установленными нормами архивного законодательства и положениями закона о персональных данных. Как правильно организовать текущее и архивное хранение личных дел работников предприятия рассказывается в статье. Эффективность процесса управления персоналом зависит во-многом от того, насколько индивидуальным будет подход к каждому конкретному работнику. Чем больше сведений о сотруднике известно, тем в большей степени будет обеспечиваться его персонификация. Такие сведения собираются, систематизируются и анализируются с помощью личных дел. В них подшиты документы, позволяющие получить точное, объективное и максимально полное представление о конкретном работнике. Обязанность работодателя организовать формирование, ведение и хранение личных дел сотрудников установлена законом только в отношении учреждений государственного подчинения.

Как правильно хранить личные дела в бюджетной организации

Законопроект "Об утверждении Порядка электронного документооборота между страхователями и Пенсионным фондом Российской Федерации при представлении сведений для индивидуального персонифицированного учета". Издание Подписаться на журнал Форум для специалистов по кадрам Авторам Рекламодателям. Электронная версия журнала. Рубрики Новое в законодательстве Практика применения трудового законодательства Кадровое делопроизводство Трудовая книжка Трудовые споры Охрана труда Оплата труда Рабочее время Социальное обеспечение Пенсионное обеспечение Бухгалтерия и кадры Надзор и контроль Архивное дело Зарубежный опыт Кадровый менеджмент Рекрутинг Банк документов Мотивация труда. Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы.

В настоящее время организации отдают предпочтение ведению личных дел сотрудников, хотя законодательство и не выдвигает подобных требований ко всем работодателям. Делается это в целях упорядочить работу с персональными данными и обеспечить сохранность полученных сведений.

Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях. Закон же определяет и требования к их оформлению. Но практическая польза от такого документа будет в любой организации.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ЛИЧНЫМИ ДЕЛАМИ РАБОТНИКОВ

Это пакет сведений и документов о сотруднике, занимаемых им должностях и его продвижению по службе. Дело или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку, ведется на каждого сотрудника предприятия если работодатель принял решение о ведении таких документов. По закону дела ведутся только на госслужащих см.

Из действующего законодательства не так-то просто понять, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников. Но в нашем обзоре мы находим все ответы. Согласно новой редакции статьи Когда данный срок хранения архивных документов истёк, закон предписывает провести экспертизу их ценности и далее решить: оставить на своём месте или уничтожить. Заметим, что действующее законодательство и, в частности, ст.

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

.

Как формируются, ведутся и хранятся личные дела, каков текущий Хранение личных дел сотрудников организации производится в.

.

Сколько хранить личные дела уволенных работников: сроки

.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

.

.

.

Как организовать хранение личных дел сотрудников

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.

© 2018-2019 instrument-profi.ru